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门诊西药房药品盘点情况研究

来源:
时间:2020-03-04 03:29
作者:admin666
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【摘要】目的通过对我院门诊西药房药品盘点情况及相关结果分析,提出改进措施,以提高医院药品管理水平。方法选取我院门诊西药房2017年1月至2018年12月共8个季度的盘点数据,从盘点金额、账物相符率等方面进行统计分析。结果门诊西药房8个季度盘点误差率平均为0.2260%,账物相符率平均为77.4%。针对此次结果,从设备、人为、药品、药品摆放标识4个方面展开讨论。结论加强药学服务质量、完善药品管理制度、提高药品数字化管理水平对于减少药品盘点误差率、提升账物相符率、提高患者满意度尤为重要。

【关键词】医院门诊;西药房;药品盘点;药品管理

药房作为医院的一个大型服务窗口,时刻反映着医院整体服务水平和管理质量,同时影响医院的经济效益。门诊西药房的主要职责是负责药品的监督和管理,而药品盘点作为门诊西药房药品管理的重要环节,是衡量药品管理水平的重要指标,对于保障药品质量、及时了解药品保管情况显得尤为重要[1]。通过对门诊西药房药品盘点情况进行统计,分析盘点出现差错的原因并提出改进措施和建议,可以提高药房管理质量,加强药房规范化管理[2]。我院自2015年开始对门诊西药房药品全面实施数字化管理,每个季度进行1次药品全面盘点,药品库存也运用计算机系统进行管理[3]。本次研究通过对我院2017年1月至2018年12月共8个季度药品盘点数据进行分析,来探讨数字化管理对于药房药品盘点的影响以及改进措施。

1资料与方法

1.1一般资料

选取我院2017年1月至2018年12月连续8个季度门诊西药房的药品盘点盈亏表为原始数据,通过分析影响药品盘点账实不符的各种原因,改进账物管理模式,提高药品管理水平[4]。

1.2盘点方法

每个季度最后1天从18:00~20:00,根据盘点数量多少对盘点人员进行分配,2人一组分发盘点表,一人负责整理药品、清点数量,另一人负责记录。全部人员整理清点结束后,同时进入同一盘点系统录入盘存数据,一人负责报数,另一人负责输入电脑。录完之后2人再一起复核1遍。全部药品盘点结束后,盘点人员在盘点表上签字,再交由盘点负责人签字[5]。盘点负责人负责对盘点表进行抽盘,最后出具盘点总结报告上交医院财务处保管。

1.3统计学方法

分析整理8个季度的药品盈亏数据。将盘点金额、账面金额、盘点药品品种数、盘盈药品品种数、盘亏药品品种数、账物相符品种数进行分类汇总。运用Excel对整理出来的数据按以下公式计算:①盘点误差率=(盘点金额-账面金额)/账面金额×100%;②账物相符率=账物相符品种数/盘点药品品种数×100%[6]。

2结果

由于本药房药品品种、数量繁多,周转快,使用范围广,易破损,故盘点误差率和账物相符率不可能达到100%准确。制定的标准为:盘点误差率最大允许范围为<0.2%,账物相符率最大允许范围为>80%。对统计出来的数据进行分析,得知我院门诊西药房2017年1月至2018年12月共8个季度药品库存误差率平均为0.2260%,详情见表1。账物相符率平均为77.4%,详情见表2。盘点误差率偏高而账物相符率偏低。

3讨论

3.1产生误差的原因分析

3.1.1设备原因:电脑发药系统减库存不准,特别是发放频率高的药,如高血压类、高血脂类、糖尿病类慢性病治疗用药每日用量都达几百盒,系统减库存不准时有发生。另外,发生患者退药时,电脑反复操作退药系统会导致药品金额已减少但库存未增加的情况,也会导致盘点时产生误差。3.1.2人为因素:①盘点过程中出现漏盘或者错盘的情况导致帐物不符,后期抽查没有发现。②有的患者已交药费但因有事不及时来药房取药或者不知道医生开了药却把药费交了,还有个别患者把药品遗漏在发药窗口,这些均会导致库存减少而实物增加[7]。③日门诊处方量平均有4000多张,忙碌中难免有发药人员将药品发出而未及时在电脑上确认处方,导致库存未减而实物减少的情况。④住院药房与门诊药房之间由于日常需要,彼此会有借药情况发生,通过打印纸质退库单实现药品的发放与接收,产生出入账。还有一些私人借药换药未及时结清也会导致账物不符。⑤门诊药房每日人流量大,患者多,环境嘈杂,发药人员经常在发药同时还要回答多个患者的提问,发生发错药或者发漏药的情况在所难免,也会使库存出现误差。⑥门诊药房不仅仅是药品调剂工作,还有药品分装、药品盘点等复杂繁琐的工作,药房工作人员对制度执行不到位,药房负责人监管不严,新员工不熟悉药房盘点流程,均会导致盘点出现误差。3.1.3药品因素:①在实际工作中用量较大的醋酸泼尼松片、酮替芬片、地高辛片等零散药片每次盘点差额较大,因为以片为单位发放的药品从库房是以瓶或盒为单位先领回药房,再拆零一部分方便医生开药,故在电脑系统里存在两种规格,盘点时药品散落而未能计数容易造成漏盘[8]。②药品配送过程中挤压、撞碎或者配药人员调配过程中发生破损导致库存减少而未在系统记录。③有的药一段时间用量较大,门诊药房用完而库房暂时缺货,造成药品供应短缺,当时写欠条给患者但其未在盘存前及时来取药,造成账物不符。④一些治疗用药、透析用药、病区用药等,患者只需在门诊缴费不用取药,缴费后库存即减少,但护士会收集处方后一起来兑药,这是导致盘点误差非常大的因素[9]。通过表1得知,2018年第三季度盘点误差率最大,分析该季度盘点表发现,导致盘点金额和账面金额相差较大的原因主要有4种药,详情见表3。这4种药均为病区治疗用药,用量极大,患者凭缴费处方来药房换领药单,由护士统一领药。由于该季度透析患者减少,护士月末来兑药的处方减少,而药房负责人每月月初调整当月治疗用药的库存,导致这4种药库存不准。因为金额较大,库存较多,影响盘点误差率。3.1.4药品摆放标识不严:①同一厂家生产的药品外观相似,工作人员在调配或盘点时容易看错。②药理作用相近的药摆放在同一货架上,成分相近。部分药品进入药房时存在一品两规,配药的时候容易拿错。③贵重药品六给彩票香港开奖历史、高危药品、麻醉药品和精神类药品没有和普通药品分开分柜存放,且未设立提醒标识。

3.2改进措施及建议

3.2.1加强计算机系统维护:①定期通知医院网络中心工作人员对药房电脑进行系统优化和维护,完善系统管理软件,一旦工作中发现漏洞及时派人修复[10]。②平时可对发放频率高的药品品种进行不定期盘点,及时调整电脑库存,以保证季度末盘点准确进行。3.2.2加强人员培训管理:①人为因素是管理的重点和难点,要通过严格的规章制度及纳入奖惩机制来提高工作效率,减少差错的发生[11]。②药房发药人员发完每位患者的药后交代药品需当面点清,以免漏拿或错拿,并对当日未及时取药的患者进行登记。③安排专人负责每日清点电脑上未确认的处方,及时调整库存。④住院部药房与门诊药房之间借药打印的退库单上有单号,盘点前把所有单号再次核对一遍是否全部确认接收。所有私人借条应在盘点前全部清理完毕。⑤要求药品调剂人员严格按照四查十对的操作流程调配药品,并进行双人核对,保证药品准确发放到患者手上。⑥定期组织药学知识培训和工作制度培训,新老员工之间多学习、多交流工作心得,对新参与的盘点人员进行培训,提前熟悉盘点流程。全面分析工作中出现的问题,确保药品发放无误,全体员工共同进步。3.2.3完善药品管理制度:①零散药片定期安排负责人收集归类分区单独存放,如遇处方开具零散药片,优先使用已开封的药瓶,并标注开封日期和有效期,用完再新开一瓶。另外,借用住院部药房的自动包药机分包零散药片,方便盘点该药品数目。②破损或过期药品应单独存放并及时做好登记,报告给药房负责人再进行退库或调换处理[12]。③临时短缺药品及时调整库存,长期短缺药品及时通知临床医生,以方便其为患者替换为其他药。④治疗用等不取的药定期提醒病区护士来结清,并及时调整库存。3.2.4建立药品维护责任制:①对新加入门诊药房的员工进行岗位培训,识别外观、商品名相近等看似或听似的药品品种,并贴上特殊标记,最大程度减少发药失误[13]。②将易混淆,多规格药品分开存放,方便盘点人员识别,减少盘点误差。③对毒性药品、麻醉药品、精神类药品实行每日专人盘点、专柜存放并专册登记。同时加强对高危药品、贵重药品的管理,确保上述药品账物相符率达到百分之百[14]。④执行专人专柜责任制,定期进行有效期维护,并登记录入电脑统一管理。综上所述,药品盘点不仅仅是金额和数量上的统计,在很大程度上反映了药房管理水平。盘点误差率大说明还需加强药品监督管理,而且账物相符率是管理的效果,不是盘点的结果[15]。另外,相比原来的人工管理,门诊西药房实施数字化管理后,在不影响药房正常工作的情况下,在2小时内完成整个药房的盘点工作,节约了盘点时间,其盘点误差率、账物相符率也都有大幅度改善,有效提高了药房管理的工作效率[16]。通过分析结果得知,我院门诊西药房改进效果目前尚不明显,还需进一步完善药房药品管理制度,提高药品管理质量,发现问题及时分析原因,并持续改进管理模式,从而提升整体药学服务质量,提高患者满意度,确保患者用药安全和药房工作的顺利进行。

作者:邱学玲